"Stell dir vor,
es gäbe einen einfachen Weg, deine Büroaufgaben zu erledigen!" 

                                                  (und du müsstest dafür noch nicht mal für jedes jedes einzelne Tool teuer bezahlen) 
 

  

Was sind denn wichtige Business-Tools...?

Was genau brauchst du tatsächlich, um deine Büroaufgaben professionell und einfach vornehmen zu können?

Zeit sparen

Besonders als Einzel- oder Kleinunternehmen hat man für die vielen einzelnen Aufgaben wenig Zeit. Daher ist es sinnvoll sich zeitsparende Hilfe zuzulegen.

Automation ist dabei sehr hilfreich. So können viele wiederkehrende Aufgaben zügig erledigt werden. 

Auch die Arbeit mit nur einer Software kann Zeit sparen, da keine Daten hin und her geschoben werden müssen.

Professionell

Unsere Kunden erwarten Professionalität, auch wenn wir ein kleines oder sehr kleines Unternehmen sind. Besonders, wenn wir mit mittleren oder größeren Firmen zusammenarbeiten oder einen großen Kundenstamm bedienen, kommt man heute um einheitliche, digitale Abläufe nicht drum herum.

Besonders eine Email Adresse die an die Webseiten-Domain angegliedert ist, macht einen vertrauensvolleren Eindruck als eine Gmail Adresse.

Datenschutz

SSL-Zertifikat, AVV (Auftrags-verarbeitungsvertrag) und ein Server der nach europäischem Maßstab die gespeicherten Daten schützt.

Zugänge zu internen Daten musst du selbst schützen und bestimmen, wer was sehen bzw. wissen darf. Daher macht eine Software, bei der man Zugangsrechte einschränken und jederzeit anpassen kann, auch bei kleinen Firmen Sinn.  Hierbei ist auch das Password Management ein wichtiges Thema.

Sei ehrlich - Drückst du dich auch gerne vor lästigen Büroaufgaben?

Quält dich schon der bloße Gedanke an den Stapel Unterlagen, den du dringend abarbeiten müsstest? Visitenkarten irgendwo speichern oder doch sammeln? Rechnungen müssen auch noch fertig gemacht werden, aber was war da gleich nochmal vereinbart? Hättest du es doch bloß notiert, aber der Zettel wäre wohl auch irgendwann im Stapel Altpapier verschwunden.

Büroaufgaben können wirklich lästig sein. Besonders, wenn man eigentlich jeden Tag seine Social-Media-Präsenz aufrechterhalten muss. Kundenbindungen fördern, damit die nächsten Kunden kommen und das Business weiter Fahrt aufnimmt. Wie machen das alle anderen nur? 

Das Suchen ist das Hauptproblem. Es verschlingt so viel Zeit. Kaum jemand schafft es, mit Word und Excel ein wirklich gut organisiertes Ablagesystem zu schaffen und auch einzuhalten. Wie ist das bei dir? 

Auch die Terminverwaltung wird mit steigenden Aufgaben und Wachstum nicht einfacher und übersichtlicher. Termin vereinbaren, in den Kalender eintragen und den Kunden darüber informieren. Wäre schon erleichternd, könntest du aus deinem Kalender heraus gleich die Kontaktdaten deines neuen Kunden angezeigt bekommen. Am besten wäre noch, der Kunde würde das selbst tun können.  

  

Lass uns dir zeigen, welche Business-Tools 

du mit dem digitalen Büroassistenten erhältst...

(und das völlig ohne Zusatzkosten) 

Formulare - Vorlagen - digitale Signatur

Mit vorgefertigten Formularen und Vorlagen kannst du Zeit sparen und dir die Arbeit erleichtern. 

Die Formulare sind natürlich anpassbar, damit sie zu deinem Business und Ton passen.

Aufträge können online mit einer digitalen Signatur versehen werden, um den Auftrag damit rechtsgültig werden zu lassen.

Business Email

Über den digitalen Büroassistenten führst du jegliche Kommunikation mit deinen Kunden. Also deine Business Emails, Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift, Zahlungserinnerung, Mahnung, usw.

Da der digitale Büroassistent alles zum jeweiligen Kunden und der Aufgabe speichert, musst du nicht mehr durch deinen Email-Provider oder in deinen Ordnern auf deinem Computer suchen, um Informationen zu finden. Es ist alles automatisch abgelegt.

Zusätzlich bleibt dein Schriftverkehr auch professionell und garantiert da wo sie hingehört - in einem geschützten Rahmen. Denn denke auch hier immer wieder an den Datenschutz für Unternehmer.

Calendar - Meeting - Bookings

Vereinbare deine Meetings und Termine in und mit dem Kalender in deinem digitalen Büroassistenten. Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung per Email. Auch bei Terminveränderungen oder Stornierung werden alle Teilnehmer per Email informiert.

Eine direkte Terminvereinbarung oder eine Buchung ist auch über die Webseite möglich. Hierzu wird der Formular Block um die Zeile Termine erweitert. So gibst du deinen Kunden und Webseiten-Besuchern die Möglichkeit, problemlos und zeitsparend mit dir einen Termin zu vereinbaren.

Du kannst deinen Kalender mit deinem Google-Kalender oder Apple iCal synchronisieren lassen.


Projekt - Planung - Organisation

Du benutzt wahrscheinlich gerade Trello, Basecamp oder Teams, um dort deine Projekte zu organisieren, zu planen und eventuell Helfern zuzuweisen.

Im digitalen Büroassistenten gibt es das Projektmanagement Tool in dem du mit Kanban Karten arbeitest. Aufgaben zuweisen und einem Kunden unterordnen kannst (für die spätere Abrechnung). Es gibt die Möglichkeit die Arbeiten mit einem Stundenaufwand zu hinterlegen

Dieses Tool nutzen wir nicht nur für Kundenprojekte, sondern auch für unsere komplette Marketing Planung.

Digitale Notizen

Statt vieler Zettel auf deinem Schreibtisch, kannst du mit diesem Tool deine Notizen, Gedanken, To Do's, Muss ich dran denken, Ist interessant usw. festhalten.

Setze dir eine Erinnerung oder lass es einfach als Gedankenstütze.

Auch hier ist die praktische Kanban Ansicht hilfreich für den Überblick. Was erledigt ist, kannst du einfach löschen.

Jetzt kostenlos testen:

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Hol dir die richtigen Tools and die Hand, damit du besser verkaufen, liefern und werben kannst!

Nein! Das war's es noch nicht!

Hier kommen unsere Sales-Tools...

Damit deine Kunden einen guten Eindruck und Vertrauen in dich haben

CRM - Kundenverwaltung

Was ist ein CRM? Kurz: hier verwaltest du deine Daten und Informationen zu deinen Leads und Kunden. Alles Wichtige an einem Ort.

Der digitale Büroassistent kommt mit einer integrierten Kundenverwaltung, also einem CRM. Sicher hast du bereits von Salesforce oder Zoho gehört, die diesen Bereich als Stand-Alone-Software anbieten.

Bei uns ist dieses Tool integriert, denn so kannst du mit deinen Kundendaten auch Marketing betreiben, deinen Verkauf managen und sogar den Auftrag im Projekt Tool organisieren. Alles geht Hand in Hand und du weißt immer WO deine Kundendaten sind.

Produkte  - Bestand

Deine Produkte und Dienstleistungen werden in einer ansprechenden Maske eingetragen. Der Vorteil ist, dass du damit einfach deine Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. erstellen kannst - aber auch dein Online Shop kannst du damit einfach erstellen und auch pflegen.

So ist es möglich, Lieferungen mit Mengen zu versehen, damit du nicht mehr verkaufst als du zur Verfügung hast. Solltest du aber Dienstleistungen anbieten, wir das Lager einfach nicht aktiviert.

Angebote - Auftragsbestätigung

Da die Kundendaten digital hinterlegt sind und auch deine Produkte oder Leistungen angelegt wurden, kannst du mit wenigen Klicks dein Angebot erstellen und digital deinem Kunden zur Verfügung stellen. Digitale Unterschrift macht den Deal perfekt.

Mit einem weiteren Klick wird dann aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung, die dann wieder dem Kunden digital zur Verfügung gestellt wird.

Du möchtest per Snail Mail (Post) versenden? Dann drucke die Rechnung, die als PDF angelegt wurde, aus und sende diese deinem Kunden zu.

Rechnungsgenerator - Gutschrift

Der Auftrag ist erledigt. Nun geht es ans Geld einsammeln. Mit nur einem Klick verwandelst du die Auftragsbestätigung in eine Rechnung. Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben (Invoice generator). Alles Infos sind bereits da. Kein Suchen, keine Rechnungsnummern-Liste, kein Stress.

Der digitale Büroassistent kann deine Rechnung, mit nur einem einzigen weiteren Klick, an deinen Kunden per mail versenden. Kein Suchen nach der Email Adresse, kein Wechseln der Software, kein speichern auf deinem Computer und einfügen in die Email. Alles ist im Nu erledigt.

Es hat sich ein Fehler eingeschlichen? Kein Problem. Ein Klick und die Rechnungen ist eine Gutschrift und du kannst entscheiden, ob gleich eine neue Rechnung geöffnet werden soll oder du das später neu machen möchtest.

Stell dir vor, wie viel Zeit du mit dieser Automation ab sofort sparen kannst! 

Online verkaufen

Der digitale Büroassistent kommt mit einem sehr ansprechenden Webseiten-Builder und mit einer Vielzahl von genialen Marketing Tools. Damit kannst du deinen Onlineverkauf sehr schön darstellen.

Wir bieten unserer Community einen erweiterten Webseiten-Builder. Hiermit kannst du ansprechende Online-Shops gestalten und aufbauen, wie ein Profi. Unser Tipp: suche dir eine Webseite die deinem Geschmack entspricht und deiner Zielgruppe Mehrwert bietet. Nimm dieses Design und baue es nach. Du wirst feststellen - es ist ganz einfach.

Der digitale Büroassistent bietet dir einen Onlineshop, die Möglichkeit Veranstaltungen (Events) und Online-Kurse über deine Webseite anzubieten. Schau gerne unter den Marketing-Tools nach, für mehr Informationen.

Jetzt kostenlos testen:

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 Onlineverkauf und Email-Marketing

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Nein! Auch das war noch nicht alles!

Hier kommt unser Datenschutz...

Für mehr Sicherheit für dich und deine Daten

SSL Zertifikat / Europäischer Server / AVV

Bei uns steht die Sicherheit deiner Daten im Vordergrund. Daher haben wir von unserer Seite alles getan, dass du sorgenfrei arbeiten kannst.

Der digitale Büroassistent wird dir daher mit gültigem SSL Zertifikat zur Verfügung gestellt. Deine Daten werden auf einem deutschen Server gesichert und mit dem Provider automatisch ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vereinbart.

Zugangsrechte - Nutzungsrechte - Password Management

Mit dem digitalen Büroassistenten bleiben die Datenrechte zu 100 % bei dir. Du bestimmst daher, wer Zugang zu deinem Büroassistenten hat und in welchem Umfang. Du kannst einzelne Bereiche freigeben.

Solltest du dir unsicher sein mit den Zugangsrechten, darfst du uns jederzeit um Rat und Hilfe bitten.

Jeder Account ist mit einem eigenen Passwort geschützt, dass von jeweiligen Nutzer personalisiert werden muss. "Passwort vergessen" Funktion ist vorhanden.

Datenschutz  - Datensicherung

Da dein Schriftverkehr komplett über den digitalen Büroassistenten erfolgt und auch alle deine Business Sheets (Geschäftsunterlagen) dort gesichert sind, befinden sie sich in einem geschützten Rahmen.  Denn denke auch hier immer wieder an den  Datenschutz  für Unternehmer. 

Wir sichern deine Daten automatisch (Backup) einmal die Woche, benötigst du einen häufigeren Backup, sprich bitte mit uns.

 

So ist dein Arbeitstag mit deinem digitalen Büroassistenten


Ein Kunde vereinbart über deine Webseite oder Landingpage einen Termin mit dir. Er erhält eine Bestätigungsmail. Seine Kundendaten sind bereits digital bei deinem Büroassistenten als Verkaufschance hinterlegt. Alles bisher vollautomatisch. Noch hast du keinen Finger krumm machen müssen.
   
Während eures Telefonats machst du Notizen (ein Gesprächsprotokoll), welches du zum Abgleich - mit einem Klick - gleich deinem neuen Kunden übermittelst. So weiß jeder gleich, was vereinbart wurde.

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Yuhuu!    D einem   Kunden hat euer Telefonat gefallen. Er möchte ein Angebot, welches du mit nur wenigen Klicks und einigen persönlichen Sätzen ganz professionell zauberst. Mit einem Klick hat der Kunde dein Angebot in seinem E-Mail-Fach und du in deinem Büroassistenten in deiner Kundenakte. Hier findest du übrigens alles über ihn. Angebote, Aufträge, Rechnungen, E-Mails. So bist du immer auf dem Laufenden und musst nicht mehr suchen.

Begeisterung!   D u hast es geschafft. Er will dich, weil du einen verdammt strukturierten und professionellen Eindruck bei ihm gemacht hast. Der Kunde bestätigt digital dein Angebot. Du ahnst es schon - ein weiterer Klick - und das Angebot wird von dir in einen Auftrag gewandelt. Bestätigung an den Kunden? Zack - ist raus.
 
Der Auftrag lief super!     Kunde zufrieden und du stolz. Jetzt Rechnung schreiben. Kein Problem, das ist schnell erledigt. Zwei Klicks und dein Kunde hat seine Rechnung sogar mit Online-Zahlungsmethoden in seinem E-Mail-Fach. Kurz darauf kannst du den Zahlungseingang mit einem letzten Klick bestätigen. Auftrag abgeschlossen. Du lehnst dich entspannt zurück, öffnest deine Social-Media - bereit für deinen nächsten Kunden.

Sag ehrlich - wie fühlt sich das jetzt schon an? Entspannt? Großartig? 

Ein kleiner Auszug von Unternehmen, die uns bereits vertrauen und uns weiterempfehlen: 

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Die Anmeldung dauert keine 60 Sekunden



Hier einige FAQs die wir öfter hören:

 Ist mein digitaler Büroassistent sicher 

Ja! Sicherheit hat für uns oberste Priorität. Wir haben den digitalen Büroassistenten auf ein Fundament gestellt, dem bereits über 50.000 Firmen weltweit vertrauen. Zudem wird dein digitaler Büroassistent auf einen deutschen Server gespeichert, um sicherzustellen, dass alle deine Daten nach europäischen Maßstab gesichert sind. Zusätzlich gibt es bei unserem ABO das SSL Zertifikat dazu und wir kümmern uns um den AVV. Du musst dir also keine Sorgen machen.

Wie lange sind die Vertragslaufzeiten

Wir bieten dir den digitalen Büroassistenten entweder zu einem günstigeren Jahresabo oder einem Flex-Abo an. Das Flex-Abo ist nach den ersten drei Monaten jederzeit monatlich zum Monatsende kündbar. 

Wenn ich eine Frage habe, gibt es jemanden, mit dem ich sprechen kann?

Ja! Wir haben ein erstklassiges Support-Team, das deine Fragen 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche beantworten kann! Klicke dazu einfach auf den "Support Chat" unten auf einer unserer Webseiten oder nutze den Live Chat. Vielleicht kann dir aber auch unser Forum schon deine Fragen beantworten.

Muss ich etwas installieren

Nein! Wir machen das alles für dich. Sie es so - du buchst mit deinem digitalen Büroassistenten ABO gleich dein IT-Team mit. Es ist alles in der Cloud gespeichert und du kannst mit jedem internetfähigen Gerät deinen Assistenten benutzen.

Wenn ich den digitalen Büroassistenten kündige, verliere ich  dann meine Daten 

Wir bieten dir keine Software-as-a-Service an. Deine Daten sind auf einem für dich gebuchten Server. Solltest du deinen Assistenten also beenden wollen, werden wir den Serverplatz umgehend nach Vertragsende löschen (auch aus datenschutzrechtlichen Gründen). Allerdings hast du die Möglichkeit, vor Ende der Vertragslaufzeit, CSV-Dateien deiner Kontakte und weitere Listen herunterzuladen.

Kann ich meine Daten aus anderen Programmen einspielen

Natürlich kannst du das. Du benötigst dazu lediglich eine CSV Datei. Solltest du dabei Hilfe benötigen, stehen wir dir gerne zur Verfügung.

Wem gehören die Daten, Inhalte, etc.

Sie gehören alle dir! Alle Inhalte (einschließlich deiner Benutzer) gehören zu 100% dir. YOUR-IT-SERVICE.COM hat absolut keine Berechtigung, deine Daten, Inhalte, etc. einzusehen, zu verwenden oder gar deine Kontakte zu kontaktieren. Der digitale Büroassistent ist nur ein Tool für dich, um deine tägliche Arbeit leichter erledigen zu können.

Ist das nicht alles sehr kompliziert?

Absolut nicht! Wenn du mal überlegst, wie viele unterschiedliche Programme du derzeit für deine Arbeit nutzt, was du alles lernen, wissen und verbinden musst. Wie ein neues Auto oder eine neue Wohnung wirst du dich schnell an die neue Umgebung gewöhnen und die neuen Möglichkeiten lieben.

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